企業內規章制度與企業標準的區別及轉化時的關注要點

2020-01-22

在企業標準化活動中,會面對大量的標準化文件,特別是規章制度、標準。有的企業為了推進標準化,簡單地把所有的規章制度換個標題、換個首頁就轉化為了標準,這樣做是不嚴謹的,不利于標準化工作與企業的經營。

1        規章制度與標準的區別

兩者在實際的企業管理過程中有交叉,分別承擔著不同的角色。簡單可概括為表1。

1:規章制度與標準的區別

序號

項目

規章制度

標準

1

概念/定義

   為履行企業使命、行使組織職能、實現企業目標而批準發布的,由企業下級單位或個體遵守的活動規則、準則說明、事項要求等,以實現企業管理的某項目的。包括規程、準則、章程、制度、辦法、規定、決定、通知等形式。(概括性描述,無引用來源)

    規范性文件(與規章制度接近的術語):為各種活動或其結果提供規則、指南或特性的文件。諸如標準、規范、規程和法規等文件的通稱。(——自GB/T20000.1-2014,5.1

    通過標準化活動,按照規定的程序經協商一致制定,為各種活動或其結果提供規則、指南或特性,供共同使用和重復使用的文件。(——自GB/T20000.1-2014,5.3

2

范疇

所有的要求,范疇大于標準,包含標準

是特定的規章制度/規范性文件,范疇小,屬于規范性文件

3

對象

獨立性或臨時性/一次性的事務

共同性或重復性/多次性的活動及其結果

4

用途

特定時間、特定事項的特定目的,以促進企業整體或局部或單項事務的效益

在既定范圍內獲得最佳秩序、促進(企業內或相關方)共同效益。

5

批準人

企業相應層級行政權力人批準,相對權力化

企業法人或授權人或標準化機構批準,相對權威性

6

程序與周期

行政管理的決策程序,周期較短

(注意:與勞動者權益相關的規章制度制定時應程序合法——勞動法)

標準制定程序,協商一致,周期較長

7

制定基礎依據及其方法水平

管理經驗、實際情境

方法水平是充分考慮實施適用,兼顧最新技術水平

感性應急大于理性規劃

宜以科學、技術和經驗的綜合成果為基礎

方法水平充分考慮最新技術水平,兼顧實施適用

理性規劃大于感性、應急

8

事務類型

例外事務、新增事項

例行公事、成熟業務

9

格式體例

公文條文,相對靈活

標準體例,相對規范

10

傳遞方向及其強制性

由上到下,縱向傳遞,強制性執行

從左到右,橫向接口,強制性較弱

11

管理中的位置

特立獨行,為專項事務所用

系統設置,為協調不同事項

12

跨組織

組織內

組織內及跨組織

13

持續成長性/生命周期

定期復審(一般每年或必要時)、更新,管理特定目的達成后,規章制度完成使命,可能廢止,相對周期短。

當管理對象變得成熟或重復時,可轉換升級為標準。

定期復審(一般不超過3年或必要時),判斷繼續有效、修訂或廢止。相對周期長。

當水平較高,影響較大時,可升級為團體標準、區域標準、行業標準或國家標準等。

 

2        規章制度與標準的相同點

雖然兩者之間的區別明顯,但它們之間的本質等特性是相同的,相同點見表2

2:規章制度與標準的相同點

序號

項目

規章制度/標準

1

本質

要求

2

形式

文件

3

目的性

溝通意圖、統一行動

4

程序

需求——立項——編制——批準——執行——評審——更新——作廢,均可納入組織知識管理。

5

合規

符合法律法規要求

 

3        規章制度轉化為標準的基本要求與關注點

廣義上,規章制度可以包含標準,標準是特定的規章制度。但規章制度與標準在企業管理中發揮著各自的重要作用,它們對于企業經營發展的貢獻是不同的,不能簡單地說標準比規章制度更高級或更重要。

在實施標準化活動中,不是把所有的規章制度都轉化為標準或者標準化文件,如《關于公司員工在大門裝修期間的進入廠區規定》的臨時性制度可能不適宜轉化為標準。

但對于常規的、例行的、重復發生的或共同使用的活動及其結果的相關規章制度完全可以轉化為標準,以提升企業的管理水平,提高管理效率。如,在企業拓展海外市場初期或者經歷特定客戶的投訴要求時,為解決產品運輸過程中的包裝或者售賣等問題,制定發布《關于發往海外產品包裝要求的通知》,具有共同使用的特征可轉化為產品包裝標準。再比如,新招聘員工試用時出現了生產事故,企業針對性制定發布了《關于新員工試用期間的行為規則》的規章制度,具有重復使用的性質,也可適時轉化為管理標準。

規章制度在轉化為標準時,除執行具體的標準化活動要求外,應關注以下幾點:

a)       評審分類、系統選位

要基于企業管理的總體目標,對相關方需求和期望進行分析,明確標準化對象后。評審與相關規章制度涉及對象、流程的契合度。對具備標準特性的規章制度可以選定為轉化成標準的對象。

根據簡化、統一的原則,對需要轉化的規章制度進行系統性的安排,尋找在企業標準體系架構中的位置,分配相應編號,納入標準化活動計劃范圍。

注意,此時,可能需要對現行的待轉化規章制度進行分解或合并,重新組合,從“體制外”融入標準體系的“體制內”。

b)       關注接口、優化規范

根據擬轉化的規章制度的標準化對象在企業標準體系中的位置及其相互關聯,對其與關系方的接口進行分析。通過協商一致(普遍同意,即有關重要得益相關方對于實質性問題沒有堅持反對意見,同時按照程序考慮了有關各方的觀點并且協調了所有爭議。注:協商一致并不意味著全體一致同意。GB/T20000.1-2014,3.7)的方法,取得不同活動及其成果間的平衡,追求整體或共同效益的最大化。

按照標準制定要求,組織代表性的專家,以最新技術水平的綜合成果為基礎,對標準主體進行優化、規范。確保在界定的范圍內規定完整、清楚、準確,合理應用要求、推薦、陳述等的編輯方法,形成真正意義上的標準。以便于交流、共同實施,并為未來技術管理發展提供框架。

即使沒有參加標準編寫的人員也能夠理解,且不產生歧義。

注意,此時的規章制度經過權威成員的加工,引入新鮮的技術成分,內容更為系統、條理更為清楚、表述更為精準、應用更為廣泛,完成了標準的孕育,實現了規章制度的脫胎換骨的本質性升級。

c)       體例符合、程序到位

按照企業標準的結構、起草表述規則和編排格式等要求,形成標準文本,完成形式的轉化。如參照GB/T1.1-2009《標準化工作導則 1部分:標準的結構和編寫》及相關標準進行。

規章制度要成為標準,不可能像有的制度,領導一拍腦袋就當天就拍板,需要按照標準化活動的流程,合法合規地完成程序流程。特別是對反饋的意見逐一分析研究,決定取舍后形成送審稿,經審查、修改、批準后實施。

如此,規章制度就從形式上完成了華麗的轉身,成為一個真正意義的標準。

d)       應用升級、積極發展

用于企業內部的規章制度,轉化形成標準后,按照標準的管理要求進行定期復審或適時評審,繼續有效、及時修訂,或者廢止,或者研發新的標準。

企業適時對接國際、國外先進、國家、行業、地方或團體標準,進行升級優化。把企業的優勢發揮到最大,擴展到企業外部,提升企業的競爭力,實現積極的發展。

所謂的一流企業做標準,是需要升級發展的。當然,不同企業的標準化活動開展應當基于本企業的實際狀況,不可一刀切。


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